Van onderhoudsplan naar uitvoering: de stap die de meeste VvE's overslaan

Het plan ligt in de la

Elke VvE met acht of meer appartementen is verplicht een reservefonds te vullen op basis van een meerjarenonderhoudsplan. Veel besturen hebben zo'n plan laten maken. En dan? Het rapport gaat naar de ALV, wordt goedgekeurd, en verdwijnt in de la. Twee jaar later staat het schilderwerk nog steeds op "gepland 2025".

Dat is geen onwil. Een MJOP vertelt wat er wanneer moet gebeuren en wat het kost. Het vertelt niet wie de offertes aanvraagt, wie de aannemer kiest en wie in de gaten houdt of het werk gedaan is. Die stap, van plan naar uitvoering, is precies waar het misgaat.

Waarom onderhoud blijft liggen

Drie oorzaken komen steeds terug. Ten eerste: niemand voelt zich eigenaar van een post. "Het bestuur" is niet iemand. Ten tweede: offertes aanvragen kost tijd en kennis, en het bestuur heeft beide niet over. Ten derde: er is geen moment in het jaar waarop de vraag "wat staat er dit jaar op de rol?" vanzelf op tafel komt.

Het gevolg kent iedereen: klein onderhoud wordt groot onderhoud. Een goot die twee jaar niet is schoongemaakt, wordt een lekkage en een houtrotherstel. Het reservefonds klopt op papier, maar de kosten lopen op.

Een uitvoeringsritme in vier stappen

• November: het jaaroverzicht. Welke posten staan voor volgend jaar gepland, wat is er van dit jaar blijven liggen, en wat betekent dat voor het fonds? Dat overzicht hoort op de ALV.
• Januari tot maart: uitvragen. Per post een korte uitvraag en offertes aanvragen. Schilderwerk en gevelwerk moeten voor de zomer gepland zijn; aannemers zitten dan vol.
• Uitvoering en opvolging. Per post bijhouden: uitgevoerd, doorgeschoven of vervallen, en wat het werkelijk heeft gekost. Dat is de basis voor de volgende actualisatie.
• Elke vijf jaar: actualiseren. Het gebouw verandert, prijzen veranderen. Een plan van zes jaar oud is geen plan meer.

Hoe wij dit hebben ingericht

Omdat wij dit patroon bij vrijwel elke VvE zagen, is de stap naar uitvoering nu onderdeel van elk meerjarenonderhoudsplan van MJOP Beheer. In het klantportaal ziet het bestuur wat er dit jaar gepland staat, zet werk op uitgevoerd of schuift het door (de planning en het fonds rekenen mee), en vraagt per post met een klik offertes aan bij vakbedrijven uit ons register. Elk jaar in november krijgt het bestuur het overzicht voor de ALV.

Dat noemen we MJOP Beheer Plus, en het is inbegrepen. Geen plan bij ons? Een losse klus uitzetten kan ook, via klus uitzetten. Wij maken van uw beschrijving een duidelijke uitvraag en sturen die naar gecontroleerde bedrijven in uw regio.

Begin met een post

Het hoeft niet in een keer. Pak het plan erbij, kies de post die dit jaar het meest urgent is, en zet hem uit. Als die klus is uitgevoerd en afgevinkt, is het ritme begonnen. De rest volgt vanzelf, omdat het volgend jaar november gewoon weer op tafel ligt.