Hoe een VvE € 18.000 bespaarde door onafhankelijke directievoering

Het bestuur voelde de druk al maanden oplopen.

Tijdens de komende ALV moest het groot onderhoud worden besproken. De gevels waren slecht, het schilderwerk bladderde af en meerdere bewoners klaagden over scheurvorming. Er lagen drie offertes op tafel, met een prijsverschil van bijna € 42.000.

Welke keuze je ook maakt als bestuur, je bent verantwoordelijk. En achteraf wordt er altijd teruggekeken.

Wat het bestuur niet wilde, was tijdens de uitvoering geconfronteerd worden met meerwerk, discussies of onverwachte kosten.

Toch was dat precies wat dreigde te gebeuren.

De twijfel bij het bestuur

De drie offertes leken op het eerste gezicht vergelijkbaar. Maar bij nadere bestudering bleken er verschillen te zitten in:

• Hoeveelheden betonherstel
• Omschrijving van voegwerk
• Steigerkosten
• Risicoreserveringen
• Meerwerkbepalingen

Voor een vrijwillig VvE-bestuur is het vrijwel onmogelijk om dit technisch volledig te beoordelen. Je wilt geen verkeerde keuze maken, maar je hebt ook geen technische achtergrond.

Die onzekerheid zorgt voor spanning richting de ALV.

Wat onafhankelijke directievoering veranderde

Na inschakeling van onafhankelijke begeleiding werden de offertes inhoudelijk en technisch naast elkaar gelegd. Hoeveelheden werden gecontroleerd. Onduidelijkheden werden uitgewerkt. Meerwerk werd vooraf zoveel mogelijk uitgesloten.

De aannemers kregen dezelfde duidelijke werkomschrijving terug met het verzoek hun prijs te herzien.

Dat veranderde het speelveld volledig.

Het bestuur kreeg grip.

Het concrete resultaat

Door heronderhandeling en heldere afspraken:

• Werden dubbele posten verwijderd
• Werd onnodige steigerhuur geschrapt
• Werd betonherstel realistischer begroot
• Werden meerwerkafspraken vooraf vastgelegd

De uiteindelijke aanneemsom lag € 18.000 lager dan waar het bestuur oorspronkelijk op had aangestuurd.

Maar misschien nog belangrijker: er ontstond rust.

Geen discussies tijdens de ALV.
Geen onverwachte facturen.
Geen spanningen tijdens uitvoering.

Waarom dit zo vaak misgaat

In de praktijk zien wij dat onderhoud vaak volledig wordt overgelaten aan de aannemer. Dat is begrijpelijk, maar risicovol.

Een aannemer is uitvoerend.
Niet onafhankelijk controlerend.

Zonder onafhankelijke begeleiding ontstaan er sneller:

• Onduidelijke afspraken
• Onverwacht meerwerk
• Budgetoverschrijdingen
• Discussies achteraf

En uiteindelijk kijkt iedereen naar het bestuur.

Grip geeft rust

Onafhankelijke projectbegeleiding zorgt ervoor dat offertes eerlijk en inhoudelijk worden vergeleken, budgetten realistisch blijven en de kwaliteit tijdens uitvoering wordt bewaakt. Het bestuur kan daardoor professioneel onderbouwde keuzes maken richting bewoners, leden of directie.

Lees hier meer over onze aanpak van projectbegeleiding en directievoering bij onderhoud.

Voor wie is dit relevant

Deze casus speelt niet alleen bij VvE’s.

Wij zien vergelijkbare situaties bij:

• Sportverenigingen met renovatieplannen
• Scholen met gepland onderhoud
• Vastgoedeigenaren met meerdere objecten
• Bedrijven met verouderde gebouwen

Overal waar bestuurders verantwoordelijkheid dragen zonder technische achtergrond, is onafhankelijke begeleiding geen luxe maar risicobeheersing.

Voorkom dat u achteraf moet uitleggen waarom het duurder werd

Groot onderhoud blijft spannend. Maar het hoeft geen stressproject te zijn.

Met duidelijke afspraken, technische controle en onafhankelijk toezicht blijft het traject beheersbaar en voorspelbaar.

Wilt u weten wat dit voor uw organisatie kan betekenen, neem dan vrijblijvend contact met ons op. Een eerste gesprek geeft vaak al duidelijkheid.