Wanneer moet u een MJOP actualiseren?

Een meerjarenonderhoudsplan is geen document voor de eeuwigheid. Het is een momentopname van de staat van het gebouw en het prijspeil op de inspectiedatum. Beide veranderen, en daarmee veroudert ook het plan. Maar wanneer is het moment daar om het MJOP te laten actualiseren?

De vuistregel: elke drie tot vijf jaar

Het algemene advies is om een MJOP elke drie tot vijf jaar te laten actualiseren, inclusief een nieuwe inspectie op locatie. Voor VvE's die hun wettelijke reservering baseren op het MJOP is vijf jaar bovendien een harde grens: de wet stelt dat het plan niet ouder mag zijn dan vijf jaar om als grondslag voor de reservering te dienen.

Waarom niet langer wachten? Drie redenen:

1. Prijspeil. Bouwkosten stijgen vrijwel elk jaar, in sommige jaren met dubbele cijfers. Een begroting van zes jaar oud kan zomaar twintig tot dertig procent naast de werkelijkheid zitten, en daarmee ook de reservering.
2. Conditieontwikkeling. Bouwdelen verouderen niet altijd volgens het boekje. Een dakbedekking kan sneller degraderen dan gepland door weersinvloeden, of juist langer meegaan dan verwacht.
3. Uitgevoerd en uitgesteld werk. Na een paar jaar lopen de papieren planning en de werkelijkheid uiteen: sommig onderhoud is uitgevoerd, ander werk is doorgeschoven. Het plan moet die werkelijkheid weer inhalen.

Signalen dat actualisatie eerder nodig is

Soms is wachten op de reguliere cyclus onverstandig. Laat het MJOP eerder actualiseren wanneer zich een van deze situaties voordoet:

• Er is groot onderhoud uitgevoerd. Na een dakrenovatie of gevelaanpak klopt de planning van meerdere bouwdelen niet meer; cycli beginnen opnieuw.
• Er zijn onverwachte gebreken opgetreden. Lekkages, betonschade of houtrot die niet in het plan stonden, verdienen een herbeoordeling van het hele bouwdeel.
• De VvE staat voor een groot besluit. Voor een besluit over renovatie, verduurzaming of een lening wil de vergadering actuele cijfers, geen begroting van vier jaar oud.
• Het gebouw wordt (deels) verkocht of geherfinancierd. Kopers, taxateurs en banken vragen om een actueel plan.
• De reservering blijkt structureel niet te passen. Als het fonds sneller leegloopt of juist harder groeit dan het plan voorspelde, zit er een systematische afwijking in de aannames.

Wat houdt een actualisatie in?

Een volwaardige actualisatie is meer dan het ophogen van de bedragen met een indexpercentage. Een goede actualisatie omvat:

• Een nieuwe conditiemeting van alle relevante bouwdelen, bij voorkeur volgens NEN 2767, zodat de werkelijke veroudering wordt vastgelegd
• Verwerking van uitgevoerd onderhoud: afgeronde werkzaamheden gaan uit de planning, cycli worden opnieuw gestart
• Herijking van de kosten naar het actuele prijspeil, op basis van recente richtprijzen en marktontwikkelingen
• Herberekening van de reservering: wat betekent dit alles voor de jaarlijkse dotatie en het verloop van het reservefonds?

Alleen indexeren zonder inspectie kan als tussenjaar-oplossing, maar vervangt de periodieke herinspectie niet: juist de conditieontwikkeling bepaalt of gepland onderhoud naar voren of naar achteren moet.

Actualiseren kost minder dan een nieuw MJOP

Goed om te weten: een actualisatie is doorgaans voordeliger dan een volledig nieuw plan. De bouwdelenstructuur, hoeveelheden en historie liggen er al; de inspecteur beoordeelt de actuele conditie en werkt planning en begroting bij. Bekijk voor meer informatie onze pagina over MJOP-actualisatie.

Veelgestelde vragen over actualisatie

Wat kost een MJOP-actualisatie?

Doorgaans ligt een actualisatie tussen de 50 en 75 procent van de prijs van een nieuw MJOP, omdat de bouwdelenstructuur en hoeveelheden al vastliggen. De exacte prijs hangt af van de gebouwomvang en van hoeveel er sinds de vorige versie is veranderd.

Volstaat jaarlijks indexeren tussendoor?

Als tussenstap wel: de bedragen jaarlijks ophogen met een bouwkostenindex houdt de begroting bij de tijd. Maar indexeren corrigeert alleen het prijspeil, niet de planning. Of het schilderwerk echt pas over drie jaar hoeft of juist volgend jaar al, kan alleen een inspectie uitwijzen. Hanteer indexatie daarom als onderhoud van het plan, niet als vervanging van de herinspectie.

Moet de ledenvergadering de actualisatie vaststellen?

Ja, voor VvE's is dat de formele route: de vergadering stelt het geactualiseerde plan vast en besluit over de bijbehorende reservering. Plan de actualisatie daarom enkele maanden voor de jaarvergadering, zodat de nieuwe cijfers direct in de begroting kunnen worden verwerkt.

Wij hebben jaren niets gedaan; is actualiseren dan nog zinvol?

Juist dan. Een plan van acht of tien jaar oud is als planningsinstrument feitelijk vervallen; de herinspectie legt vast wat de werkelijke staat is en welke achterstand er is opgebouwd. Dat is ook het startpunt om de reservering weer op een realistisch niveau te brengen.

Samengevat

Een MJOP is zo betrouwbaar als zijn laatste inspectiedatum. Hanteer drie tot vijf jaar als vaste actualisatiecyclus en wijk daarvan af zodra de werkelijkheid het plan inhaalt: na groot onderhoud, bij onverwachte gebreken of in aanloop naar grote besluiten. Een actueel MJOP is geen papieren verplichting, maar de garantie dat uw reservering en planning op feiten rusten in plaats van op een verouderde momentopname.