Zo werkt het Asset Management Systeem
Eén omgeving waarin alles over uw gebouwen, terreinen en installaties samenkomt: wat er staat, in welke staat, wat het gaat kosten, wat verplicht is en wat er gebeurt. Gevuld en bijgehouden door de mensen die de meting deden.
Een systeem dat werkt omdat de gegevens kloppen
De meeste onderhoudssystemen stranden op het vullen: niemand heeft tijd om duizenden objecten in te voeren, en wat er wel in staat veroudert snel. Ons systeem begint daarom altijd met een nulmeting op locatie. Wij meten, fotograferen en classificeren, en richten daarmee uw omgeving in.
Daarna houden wij de gegevens actueel met elk uitgevoerd werk, elke keuring en elke herinspectie. U hoeft niets zelf in te voeren, maar ziet wel alles.
Wat u in het dashboard ziet
- Verzamelconditie per locatie en per gebouw, met de onderdelen die onder het doel zitten
- Compliance-score per asset en per locatie: welk deel van de keuringen en wettelijke verplichtingen aantoonbaar op orde is, met het bewijsdocument erbij
- Verplichtingen die binnen 90 dagen verlopen, met verantwoordelijke en status
- Meldingen en werkorders die openstaan, en hoe lang al
- Besluiten die op u wachten, met bedrag en onderbouwing
- Begroting versus realisatie per jaar en per locatie
- Wat wij deze maand hebben gedaan en wat er komende maand staat
Elk cijfer leidt naar het onderliggende dossier: object, foto's, documenten en historie.
Acht onderdelen, één samenhangend dossier
Alles is aan elkaar gekoppeld: een gebrek uit de inspectie wordt een maatregel in het plan, de maatregel een offerteaanvraag, de offerte een besluit, het besluit een werkorder, en de oplevering werkt het register bij.
Assetregister
Elke locatie, elk gebouw en elke installatie met kenmerken, bouwjaar, verwachte levensduur, locatie in het gebouw en foto's. Geclassificeerd volgens NL-SfB, zodat alles eenduidig terug te vinden is.
Conditie en inspecties
Conditiescores volgens NEN 2767 per bouwdeel en installatie, met gebreken, foto's en risico. Herinspecties komen in dezelfde structuur, zodat u de ontwikkeling door de jaren ziet.
Onderhoudsplan en budget
Het meerjarenonderhoudsplan volgt uit de meting: maatregelen met jaar, kosten en prioriteit. Per jaar ziet u begroot, verplicht en gerealiseerd, en waar het afwijkt.
Verplichtingen en compliance
Liften, brandveiligheid, legionella, NEN 3140, noodverlichting, energielabels, GACS: per locatie de termijn, de verantwoordelijke en het bewijsdocument. Elke asset en elke locatie krijgt een compliance-score (groen, oranje, rood), zodat u in één oogopslag ziet waar u aantoonbaar voldoet en waar niet. Het systeem signaleert ruim voor de vervaldatum.
Meldingen en werkorders
Storingen en wensen uit uw organisatie komen binnen als melding, worden beoordeeld en gaan als werkorder naar de uitvoerder. Na afronding wordt het register automatisch bijgewerkt.
Offertes en leveranciers
Vanuit een maatregel vraagt u met een paar klikken offertes op bij onderhoudspartijen in de buurt. U vergelijkt ze in het systeem en kiest zelf met wie u in zee gaat.
Besluiten en mandaat
Elk besluit boven het afgesproken mandaat wordt onderbouwd aan u voorgelegd en vastgelegd: wie, wanneer, waarom en welk bedrag. Goedgekeurd betekent automatisch opdracht.
Documenten en logboek
Keuringsrapporten, contracten, tekeningen en garanties gekoppeld aan het juiste object. Het activiteitenlogboek laat zien wat er is gebeurd, door wie en wanneer.
Van melding tot bijgewerkt dossier
Zo loopt een lekkage, een versleten dakbedekking of een verlopende keuring door het systeem.
Stap 1.Melding of signaal
directEen medewerker meldt een lekkage, of het systeem signaleert dat de liftkeuring over drie maanden verloopt. Beide komen op dezelfde plek binnen, gekoppeld aan het juiste object.
Stap 2.Beoordeling
binnen afgesproken termijnUw beheerder, of wij als uw assetmanager, beoordeelt de melding: urgentie, samenhang met het onderhoudsplan en budget. Soms is het een los herstel, soms wordt een geplande maatregel naar voren gehaald.
Stap 3.Offertes en keuze
enkele dagenVanuit het systeem gaan offerteaanvragen naar geschikte partijen in de regio. De reacties komen terug in het dossier en worden naast elkaar gezet. U, of wij binnen mandaat, kiest de uitvoerder.
Stap 4.Besluit en werkorder
na goedkeuringBoven het mandaat legt het systeem een onderbouwd besluit aan u voor. Na goedkeuring ontstaat automatisch de werkorder met planning en afspraken richting de uitvoerder.
Stap 5.Uitvoering en oplevering
volgens planningDe uitvoerder meldt gereed, met foto's en documenten. Wij of uw beheerder controleren het werk en keuren de oplevering goed.
Stap 6.Gegevens bijgewerkt
automatischDe maatregel staat op uitgevoerd, het object krijgt een nieuwe datum laatste onderhoud, het budget toont de realisatie en bij cyclisch onderhoud staat de volgende beurt alvast gepland.
Een eigen dashboard voor uw organisatie, met uw mensen erin
Uw eigen dashboard
Uw organisatie krijgt een eigen asset management dashboard met uw logo en alleen uw locaties, gebouwen en installaties. Gegevens van organisaties zijn strikt van elkaar gescheiden.
Leden en rollen
U nodigt zelf collega's uit: directie die alleen kijkt, facilities die meldingen doet en beoordeelt, financiën die budgetten volgt. Goedkeuringsbevoegdheden stelt u per rol in.
Uw gegevens blijven van u
Alles is te exporteren naar Excel of uw eigen systemen. Stopt de samenwerking, dan krijgt u het volledige dossier mee, inclusief foto's en documenten.
Wilt u het systeem zien met uw eigen situatie als voorbeeld?
In een intakegesprek laten wij de omgeving zien en bespreken wij hoe de nulmeting bij u zou verlopen.