Projecten
Vervanging, renovatie of nieuwbouw met een eigen budget en alle fasen. Meestal Capex.
Projectmanagement
Van scope tot asset in beheer
Projecten, modificaties en klein onderhoud lopen in dezelfde omgeving als uw assets: vaste fasen, reviewrondes en een projectmap. Na de oplevering staat het nieuwe asset direct in het register, met keuringen, garanties en onderhoudsplan.
Drie soorten werk, één werkwijze
Elk project begint bij een asset en eindigt bij een asset
Een vervanging start vanuit het register: het asset dat aan het einde van zijn levensduur is, de eisen die ervoor gelden en het budget uit het onderhoudsplan. Het project volgt vaste fasen en levert aan het einde een bijgewerkt asset op. Zo blijft het register kloppen en raakt er niets kwijt tussen project en beheer.
Modificaties
Een bestaande installatie aanpassen of uitbreiden: nieuwe koppeling, andere capaciteit, verduurzaming. Verkorte fasen, dezelfde controle.
Klein onderhoud
Kleine klussen die geen project zijn maar wel een werkplan en een oplevering verdienen. Meestal Opex.
De fasen
Zes fasen, elk met een checklist
Per fase staat vast wat er af moet zijn voordat de volgende begint. De checklist staat in de software; wie het project leidt vinkt af, de rest van de organisatie ziet de voortgang.
Stap 1.Scope en programma van eisen
2 tot 6 wekenAanleiding en doel, het programma van eisen uit het Eisenregister, budgetraming en kostensoort (Capex of Opex), besluit en mandaat. Het PvE gaat via een reviewronde van 0.8 naar 0.9 naar 1.0.
Stap 2.Ontwerp: VO en DO
4 tot 12 wekenVoorlopig ontwerp 0.8, reviewronde met toets aan het Eisenregister, definitief ontwerp 0.9, tweede reviewronde en DO 1.0 vastgesteld. Alle tekeningen staan per versie in de projectmap.
Stap 3.Vergunningen en uitvraag
6 tot 14 wekenOmgevingsvergunning, melding bouwactiviteit of gebruiksmelding op het DO 1.0. Daarna uitvraag bij leveranciers, gunning en het uitvoeringsontwerp (UO) door de opdrachtnemer.
Stap 4.Uitvoering: werkplan en VGM
volgens planningWerkplan en VGM-plan via review naar 1.0, uitvoering en toezicht, meer- en minderwerk vastgelegd. Werkorders per onderdeel, zodat kosten en voortgang per project zichtbaar blijven.
Stap 5.Oplevering en inbeheername
2 tot 4 wekenOpleverinspectie en restpunten, revisietekeningen 1.0 en O&M-documenten in de projectmap, garanties en onderhoudscontract. Het nieuwe of vernieuwde asset wordt bijgewerkt in het register.
Stap 6.In beheer
doorlopendKeuringen en verplichtingen ingepland, opgenomen in het onderhoudsplan, overdracht aan beheer. Vanaf hier loopt het asset mee in compliance, storingen, beschikbaarheid en de meerjarenplanning.
Reviewrondes
0.8, 0.9, 1.0: elk stuk gaat langs de juiste mensen
Een programma van eisen, een ontwerp of een werkplan is pas vastgesteld als de gebruikers, de beheerder en waar nodig arbo of de brandweer ernaar gekeken hebben. Daarom werkt elk stuk met versies: 0.8 is het concept, 0.9 heeft de opmerkingen uit de reviewronde verwerkt, 1.0 is vastgesteld en de basis voor de volgende fase.
- 0.8ConceptOpgesteld door de ontwerper of opdrachtnemer, open voor opmerkingen.
- 0.9Na reviewrondeOpmerkingen verwerkt en beantwoord; toets aan het Eisenregister gedaan.
- 1.0VastgesteldGoedgekeurd door de projectleider en opdrachtgever; basis voor vergunning, uitvraag of uitvoering.
De projectmap
Alle tekeningen en stukken van het project op één plek, gesorteerd per fase en met versie: PvE, VO en DO, vergunningen, offertes en gunning, werkplan en VGM-plan, opleverrapport en revisietekeningen. Pdf, Office-bestanden en CAD-tekeningen (dwg, dxf, ifc) kunnen direct geüpload worden, of u koppelt een map in SharePoint of Drive.
- Per document: soort, versie, fase, datum en wie het plaatste
- Versiebadge: concept, in review of vastgesteld
- Na oplevering verhuizen revisie en O&M naar de map van het asset
- Toegang per map, zodat een leverancier alleen zijn eigen stukken ziet
Na de oplevering
Het nieuwe asset gaat over naar asset beheer
Bij de inbeheername wordt het project afgesloten en het asset bijgewerkt of toegevoegd in het register. Daarmee neemt asset beheer het over: keuringen, onderhoud, storingen en de meerjarenplanning. Niets hoeft opnieuw ingevoerd te worden.
- Asset in het register met kenmerken, bouwjaar, levensduur, ruimte en leverancier
- Garanties met einddatum en signalering
- Keuringen en wettelijke verplichtingen ingepland
- Onderhoudscontract en onderhoudspartij met SLA gekoppeld
- Opgenomen in het meerjarenonderhoudsplan en het budget
- Revisietekeningen en O&M-documenten in de map van het asset
- Eisen uit het Eisenregister gekoppeld, zodat de volgende vervanging weer begint met een klaarliggend PvE
Capex en Opex apart
Elk project en elke werkorder heeft een kostensoort. Zo ziet u per jaar wat u investeert (Capex) en wat de exploitatie kost (Opex), en sluit het aan op uw begroting en jaarrekening.
Eisen als startpunt
De wettelijke, technische en functionele eisen aan een asset staan in het Eisenregister. Een nieuw project begint met die eisen als programma van eisen en toetst het ontwerp eraan, zodat u bij oplevering kunt aantonen dat eraan is voldaan.
Zie het in de demo
In de demo-omgeving loopt een renovatie van de slaapvertrekken van een brandweerkazerne van scope tot uitvoering, met reviewrondes, projectmap, modificaties en klein onderhoud.