GRC en GORC: aantoonbaar voldoen aan verplichtingen voor gebouwen en installaties

Grotere organisaties werken vaak met een GRC-raamwerk: governance, risk en compliance. Soms valt ook de term GORC. Voor wie verantwoordelijk is voor gebouwen, terreinen en technische installaties is de vraag dan: wat moet ik daarvoor kunnen laten zien?

Wat betekenen GRC en GORC?

GRC is de verzamelnaam voor drie dingen die bij elkaar horen:

• Governance: wie is waarvoor verantwoordelijk en wie mag wat beslissen.
• Risk: welke risico's loopt de organisatie en hoe worden die beheerst.
• Compliance: voldoet de organisatie aantoonbaar aan wetten, normen en afspraken.

GORC voegt daar de O van obligations aan toe. De term komt uit de wereld van interne audit. De gedachte erachter: je kunt pas risico's wegen en naleving aantonen als je eerst weet welke verplichtingen je hebt. Het doel blijft hetzelfde als bij GRC.

Wat betekent dit voor gebouwen en installaties?

Een auditor, verzekeraar of directie stelt in de kern vier vragen:

1. Welke verplichtingen gelden er voor deze locatie en deze installatie?
2. Wie is er verantwoordelijk voor?
3. Wanneer moet het gebeuren?
4. Waar is het bewijs dat het gedaan is?

In de praktijk ligt het antwoord verspreid: een keuringsrapport in een mailbox, een contract bij inkoop, een termijn in het hoofd van een collega. Dan is niet aan te tonen dat het op orde is, ook als het dat wel is.

Om welke verplichtingen gaat het?

Dat verschilt per gebouw en per installatie. Veelvoorkomende voorbeelden:

• de periodieke keuring van personenliften, elke 18 maanden door een aangewezen keuringsinstelling;
• brandveiligheid: brandmeldinstallatie, blusmiddelen en noodverlichting;
• legionellabeheer van de waterinstallatie;
• inspectie van elektrische installaties volgens NEN 3140;
• eisen aan gebouwautomatisering (GACS) en energielabels;
• afspraken uit onderhoudscontracten, garanties, huur en verzekering.

Het geldt niet alleen voor kantoren en woongebouwen. Een productielocatie, sporthal of tankstation heeft net zo goed keuringen, eisen en contracten die bewaakt moeten worden.

Hoe richt u het in?

Een werkbare aanpak heeft drie stappen:

1. Vastleggen. Inventariseer per locatie welke verplichtingen er gelden en verzamel de bestaande keuringsrapporten en contracten. Een nulmeting volgens NEN 2767 is daarvoor een logisch moment, omdat alle installaties dan toch worden opgenomen.
2. Toewijzen. Geef elke verplichting een termijn, een verantwoordelijke en een vaste plek voor het bewijs.
3. Bewaken. Zorg dat tijdig wordt gesignaleerd wat gaat verlopen, en dat na elke keuring het rapport erbij komt.

Lukt het niet alles tegelijk op te pakken, orden dan op veiligheid, compliance, bedrijfscontinuïteit, conditie en kosten.

Hoe wij dit doen

In ons Asset Management Systeem staat elke verplichting per locatie met termijn, verantwoordelijke en bewijsdocument. Een eisenregister houdt de wettelijke, technische en functionele eisen bij, en een compliance-score laat per asset en per locatie zien welk deel aantoonbaar op orde is. Meer daarover leest u op verplichtingen en compliance. Wat assetmanagement in bredere zin inhoudt, staat in wat is assetmanagement?.

Samengevat

GRC en GORC vragen van technisch beheer hetzelfde: weten welke verplichtingen er zijn, wie ze regelt, wanneer ze verlopen en waar het bewijs ligt. Met een register per locatie en installatie kunt u dat laten zien.